Estrategia de acompañamiento y seguimiento estudiantil (ASES): aplicación de la metodología de semáforo de alertas como herramienta para la prevención de la deserción en la Universidad del Valle

Pedagógica/ Académica

• Análisis institucional
• Investigación

En la Universidad del Valle hay un acervo considerable de investigaciones sobre los factores asociados a la deserción y el desempeño académico de los estudiantes, estos estudios han abarcado tanto el agregado de la universidad en su conjunto, así como también la diversas facultades y programas académicos. Los resultados han indicado que la deserción y el desempeño en la institución son fenómenos multicausales con un importante peso de variables como el capital cultural de origen, el programa que se cursa, el sexo, la situación laboral, entre otros. Así mismo, los análisis desde las diferentes dependencias de la universidad (Bienestar Universitario, Registro Académico, entre otras), han permitido comprender la influencia de los factores institucionales en estos fenómenos.

• Aumentar la cobertura de los estudiantes con seguimiento a cerca del 14 % de la población estudiantil admitida en la sede Cali.

• Reducir los indicadores de deserción de los estudiantes beneficiarios de la estrategia de seguimiento y acompañamiento estudiantil.

• Mejorar el desempeño académico de los estudiantes beneficiarios de la estrategia de seguimiento y acompañamiento estudiantil.

• Identificación de forma temprana de riesgos asociados a las situaciones que afrontan los estudiantes en los primeros semestres, que influyen en la ocurrencia de hechos de deserción o fracaso académico.

• Consolidación de acciones oportunas de apoyo y acompañamiento que apunten a la mitigación de los riesgos identificados en las trayectorias de los estudiantes.

• Avanzar en la comprensión de las trayectorias académicas y personales de los estudiantes, en los factores que influyen en las mismas y en la efectividad de las acciones de apoyo implementadas.

• Otras áreas institucionales: Registro Académico, cuerpo docente, directores de programa, matrícula financiera, Política de Discapacidad e Inclusión.

• Otras entidades de otros sectores: ICETEX

Con registro académico. Articulación para la cosecha de las matrículas y resultados académicos de los estudiantes acompañados.

Cuerpo docente. Sensibilización para el uso del campus virtual como herramienta principal para el depósito de calificaciones. Hoy, un 70 % de las notas parciales de materias críticas en tiempo real.

Directores de programa. Se articula el proceso de apoyo a los estudiantes, todos tienen un perfil en el sistema.

Matrícula financiera e ICETEX. Se ha contratado un profesional que hace de puente entre matrícula financiera y el ICETEX, es clave en los procesos de inscripción y matrícula de los potenciales beneficiarios de los programas del MEN.

Programa de Discapacidad e Inclusión. Se usa el desarrollo del sistema para el acompañamiento de esta población.

Seguimiento continuo a los estudiantes: el cual se registra en el sistema de información por parte de los monitores de acompañamiento y permite generar alertas tempranas socioeducativas en diferentes dimensiones (individual, familiar, académica, económica y de vida universitaria, de acuerdo con la metodología del semáforo de alertas). Estas alertas llegan a los practicantes y profesionales encargados, los cuales a partir de ellas pueden activar rutas de atención diferenciadas a las particularidades de cada estudiante.

Creación de herramientas digitales interactivas que sirven de guía al proceso de acompañamiento: dos principales:

1. Semáforo de alertas interactivo, el cual es el insumo principal a los monitores de acompañamiento, explicando de manera amigable cada una de las dimensiones y los riesgos (alto, medio, bajo).

2. Rutas de atención, herramienta dirigida a los estudiantes la cual le permite encontrar fácilmente ayuda ante situaciones que pueda presentar. Estas herramientas están siendo utilizadas en el quehacer universitario, en otras dependencias de la Universidad del Valle.

Alertas académicas de notas reprobadas en tiempo real: adicional al módulo de acompañamiento, se crea un módulo de alertas académicas para los estudiantes acompañados, el cual está atento a las calificaciones registradas en el campus virtual. Cuando un estudiante acompañado por la estrategia recibe una calificación menor a 3.0, el módulo de alertas académicas (que se integra con el módulo ASES) envía una notificación a los profesionales a cargo de dicho estudiante, permitiendo realizar una intervención oportuna, antes de que el estudiante sea reprobado en la asignatura. Esto ha implicado un cambio en la cultura digital por parte del cuerpo docente en el uso definitivo del campus virtual como herramienta importante para el registro de las calificaciones parciales.

Metodología de desarrollo con talento local: realizado con los practicantes del programa de Ingeniería de Sistemas y liderados por un profesional en el campo, lo cual redunda en un bajo costo de desarrollo del software. Permite, además, que sea realizado a la medida de la institución y a su vez está diseñado para permitir ajustes y cambios en el modelo del acompañamiento. Este mismo puede ser escalado y aplicado en otros escenarios diferentes a la universidad que tengan necesidades de realizar seguimientos y acompañamientos para la promoción de la permanencia y la prevención de la deserción.

• Encuestas
• Entrevistas
• Análisis de informes finales
• Observación participante

Se han realizado varios esfuerzos de evaluación de la práctica en diversos formatos: trabajos de grado, informes de investigación, libro de investigación, informes de prácticas, aplicación de encuestas periódicas a los beneficiarios. Igualmente, se han presentado ponencias en diferentes eventos nacionales e internacionales especializados en la temática del abandono estudiantil, de tal forma que las acciones, resultados e impactos obtenidos se han sometido a la crítica académica, permitiendo identificar oportunidades para el fortalecimiento de los procesos.

• • Reducciones significativas en los indicadores de deserción de las poblaciones beneficiarias.

• • Mejora en los indicadores de desempeño académico de las poblaciones beneficiarias.

• • Identificación de dimensiones y temáticas más frecuentes a partir de encuentros tutor par – estudiante.

• Identificación de rutas/acciones de apoyo más frecuentes, a partir de encuentro tutor par-estudiante.

• • Categorización de las dimensiones y temáticas surgidas durante los encuentros de acompañamiento.

• • Elaboración de los descriptores de riesgos para cada una de las dimensiones y temáticas.

• • Implementación de la metodología de seguimiento y alertas tempranas en la plataforma Moodle.

• Creación de herramientas interactivas como elemento de trabajo esencial en el proceso de acompañamiento.

La identificación temprana de los riesgos de los estudiantes ha permitido actuar de forma oportuna para la prevención en la ocurrencia de situaciones de deserción o fracaso académico.

La inclusión de la metodología de seguimiento en un módulo bajo la plataforma Moodle brinda oportunidad y confiabilidad en el flujo de la información, permitiendo la acción preventiva de la estrategia.

La metodología de seguimiento de alertas tempranas, en conjunto con las acciones de acompañamiento han permitido mejorar los indicadores de deserción y desempeño académico en la población intervenida.

El análisis de la información producida en el proceso de acompañamiento ha permitido comprender las diversas situaciones que viven los estudiantes, lo que permite mejorar las acciones de apoyo.

Se transformó el paradigma de que el estudiante, por sí mismo, puede adaptarse a la vida universitaria, sin un proceso subyacente y sin apoyo institucional. Actualmente, la comunidad universitaria es consciente de la importancia del acompañamiento del individuo en su proceso de incorporación a la educación superior. En este momento se tiene establecido de manera institucional, el seguimiento continuo mediado por TIC a nuestros estudiantes más vulnerables (indígenas, afrocolombianos, desplazados, reinsertados, entre otros) hasta cuarto semestre cuando, de acuerdo con la experiencia reportada por la estrategia ASES, el estudiante logra cierto grado de autonomía que le permite desempeñarse en su oficio de ser estudiante universitario.

Cambio institucional: se reconoce e incluye en el Plan de Gobierno de la Universidad del Valle la ampliación de la población atendida por parte de la estrategia ASES, de manera concreta, se inicia al proceso de ampliación por medio de la implementación de la estrategia ASES en las nueve sedes regionales. Se ha iniciado en este momento la atención de 1 071 estudiantes en nueve sedes regionales de la Universidad del Valle, correspondientes a los municipios de Palmira, Tuluá, Caicedonia, Buga, Zarzal, Cartago, Norte del Cauca, Yumbo y Pacífico.

Gracias al proceso de concientización realizado desde el componente académico, y la articulación con la Vicerrectoría Académica y con los directores de programa, se ha generado un cambio en la mentalidad de los profesores con respecto al registro de calificaciones y perdida de asignaturas. Se está contribuyendo a cambiar el paradigma de que “el mejor profesor, es aquel a quien más le pierden los estudiantes”, dejando en evidencia la carencia en términos de empatía hacia el estudiante y promoviendo la preocupación por que el individuo logre completar su proceso de aprendizaje.

Derivado de la experiencia de la implementación del sistema de alertas tempranas, se ha creado, mediante Acuerdo 009 del 30 de julio de 2021 del Consejo Superior, la Dirección de Desarrollo Estudiantil y Éxito Académico, la cual implementará una metodología similar para el acompañamiento y seguimiento de todos los estudiantes que ingresan a la universidad durante ciclo básico. Esta transformación es de gran escala porque no solo se incluyen los estudiantes de la sede Cali, sino, además, todos los que ingresan por las nueve sedes regionales, dando así una cobertura significativa pues actualmente la estrategia solo tiene el cubrimiento de aquellos estudiantes en condiciones de excepción y los de los programas del MEN.

Desde el inicio se cuenta con un componente de investigaciones que liderara la sistematización del proceso, el cual ha consolidado un repositorio que incluye informes, prácticas profesionales, trabajos de grado, ponencias a eventos, entre otros.

Los resultados de la praxis reposan en el repositorio.

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