Área o áreas de la institución que desarrollan la práctica
Instituto para el Emprendimiento Sostenible
Problema o necesidad que originó la práctica
El Instituto para el Emprendimiento Sostenible de la Universidad EAN, a través de su programa de acompañamiento EAN Impacta, tiene como objetivo desarrollar y fortalecer las capacidades de los emprendedores, para crear y potencializar iniciativas de emprendimiento que aporten a la transformación positiva del entorno.
Para el cumplimiento de este objetivo, el programa EAN Impacta cuenta con tres fases de acompañamiento: Descubre (preincubación), Construye (incubación) y Crece (aceleración), que están enfocadas en la creación y desarrollo de emprendimientos sostenibles para maximizar su capacidad innovadora y de crecimiento, para generar valor a nivel ambiental, económico y social. Es por esto que necesitamos prácticas automatizadas que nos permitan impactar la mayor cantidad de emprendedores.
Mecanismo usado para identificar el problema
Descripción del mecanismo
Después de identificar la problemática de la incubadora y aceleradora, la Universidad EAN, a través del Instituto de Emprendimiento Sostenible, dispuso desde el programa EAN Impacta la plataforma Impacta, un lugar abierto al público en el que se puede realizar el diagnóstico de las empresas y emprendimientos interesados en ser acompañados y fortalecidos. Se realizó un plan piloto del programa de acompañamiento a empresas, con el cual se puso a prueba el funcionamiento de la plataforma para operar todo el proceso. A partir de esta prueba, se plantearon las modificaciones necesarias para mejorar la experiencia y hacer más robustas sus funciones.
Resultados cuantitativos esperados
- La plataforma Impacta tiene más de 7.000 usuarios activos con interés en nuestros seminarios, charlas, entrenamientos, etc.
- Se cuentan con más de 200 diagnósticos a emprendedores y empresas con los cuales se identificó el nivel en el que se encontraban.
Resultados cualitativos esperados
- Disminuir el uso de los correos electrónicos para comunicación entre mentores/asesores y empresarios.
- Lograr una experiencia óptima en los usuarios de la plataforma y los expertos que nos acompañan como mentores/asesores.
Actividades desarrolladas en la implementación
Se realizó un proceso de creación con todo el equipo del Instituto de Emprendimiento Sostenible, con el fin de identificar las necesidades de nuestro público objetivo.
Tan pronto se aterrizaron las principales necesidades de nuestro público, el equipo del Consultorio para el Comercio Electrónico lanzó un plan piloto de uso de la plataforma, con el objetivo de obtener un feedback/retroalimentación de las funcionalidades de la página.
Una vez obtuvimos los comentarios de nuestro piloto, junto al equipo de TI y desarrolladores, se realizaron las modificaciones pertinentes y se robustecieron el back y el front.
Se ajustan algunas cosas dentro de la plataforma y se pone en marcha con la ejecución del programa EAN Impacta, que además estrenaba metodología.
En articulación con:
- Otras áreas institucionales: TIC, Comunicaciones y Calidad.
Esta articulación consistió en:
Para el desarrollo del programa EAN Impacta, se articularon algunas de las áreas de la universidad: TIC, Comunicaciones y Calidad, con el objetivo de formar una estructura digital que permita al Instituto de Emprendimiento acompañar a la mayor cantidad de emprendedores del país. Esta articulación permite, bajo los ojos de Calidad, crear procesos de acompañamiento más integrales y de cara al emprendedor o el usuario; así mismo, Comunicaciones ayudó a articular la imagen institucional.
Elementos innovadores de la práctica de acuerdo con el contexto
La plataforma del programa EAN Impacta de la Universidad EAN brinda la posibilidad de que los emprendimientos o empresas que cuentan con alguna idea de negocio o modelo de negocio realicen en una primera fase un diagnóstico. Una vez finalizado este diagnóstico, la plataforma arroja el estado actual de cada una de las ideas y empresas, el cual le permite al equipo de expertos de EAN Impacta enrutar a las empresas al asesoramiento más adecuado para ellas, según la fase de acompañamiento en la que se encuentren.
La plataforma permite generar un acompañamiento asincrónico en el cual los emprendedores o las empresas puede revisar sus avances con sus mentores o asesores especializados; es decir, que la plataforma del consultorio, además de permitir identificar el nivel de madurez del e-commerce, también permite tener la bitácora del emprendedor, de forma que se compartan presentaciones y documentos, entre otros archivos que apoyan el proceso de mentoría y asesoría.
Mecanismo de evaluación del desarrollo y los resultados obtenidos
- Focus group
- Observación participante
Descripción del mecanismo
El plan piloto se realizó con un grupo de 18 participantes (5 empresas y 13 emprendedores), que ganaron su cupo en el programa de acompañamiento. Con ellos se pudo observar y analizar la usabilidad de las funciones de la plataforma y las posibles mejoras que se podrían llevar a cabo, de forma que nos permitiera escalar el modelo de acompañamiento y asistencia para poder identificar y, posteriormente, impactar a la mayor cantidad de emprendedores del país.
Resultados cuantitativos de la práctica
- Se lograron, con el primer piloto, más de 5.000 usuarios registrados en la plataforma.
- El 100 % de emprendimientos seleccionados en la primera cohorte fueron acompañados.
Resultados cualitativos de la práctica
- Se identificó la necesidad de plataformas que automaticen los procesos de acompañamiento.
- Siempre es importante tener un repositorio de información y videos para su posterior consulta.
Conclusiones generadas a partir de la evaluación
La plataforma de EAN Impacta nos ha permitido acompañar, hasta el momento, más de 40 emprendedores alrededor del país, fortaleciendo sus modelos de negocio con la sostenibilidad como eje transversal.
Gracias a la plataforma, se han automatizado procesos de caracterización de emprendimientos y/o empresas para identificar áreas de mejora.
Principales transformaciones derivadas de la buena práctica
La implementación de la nueva práctica de acompañamiento y entrenamiento a emprendedores, estudiantes y externos nos ha permitido crear nuevas metodologías y programas de asesoramiento que fortalezcan las capacidades de toda la comunidad, tales como charlas, seminarios, diplomados, entre otros. Programas que, gracias a que la herramienta utilizada es digital, nos ha permitido llegar a todo el país e impactar mucha más gente. Así mismo, sucede con los programas de acompañamiento a emprendedores.
Documentación del proceso de planeación, implementación y evaluación de resultados
El proceso se documentó bajo las prácticas de planeación y diseño de la Universidad EAN, generando informes de uso de la plataforma. Se adjunta, a modo de consulta, el informe generado para el último trimestre (abril, mayo y junio). La documentación aún se encuentra en proceso de construcción (piloto).
Medios de divulgación de la práctica
El enlace lleva a la página oficial en Instagram de la Universidad EAN, en la cual se muestran las últimas actividades desarrolladas y que deben ser contadas a toda la comunidad, entre ellas, las que realiza el Instituto de Emprendimiento Sostenible y sus programas de acompañamiento a emprendedores.
https://www.instagram.com/universidad_EAN/
El enlace lleva a la página oficial en Twitter de la universidad EAN, en la cual se muestran las últimas actividades desarrolladas y que deben ser contadas a toda la comunidad, entre ellas las que realiza el Instituto de Emprendimiento Sostenible y sus programas.
https://twitter.com/UniversidadEan
